Вернуться к оглавлению | Предыдущий раздел | Следующий раздел

Тема 6
Сохраняем результаты работы

Составляя подборку документов по правовой проблеме (см. тему 4 «Составляем подборку документов»), вы можете действовать несколькими способами: искать документы с помощью Карточки поиска или воспользоваться Правовым навигатором. Если из полученной подборки наибольший интерес представляют не все, а лишь некоторые конкретные документы, полезно сохранить их отдельно, создав свою собственную папку документов. В любой момент ее можно дополнить другими документами. Например, это могут быть документы, полученные в ходе анализа связей внутри информационного массива (см. тему 5 «Анализируем правовую проблему»).

Созданная вами папка документов готова для работы в любой момент, что существенно экономит время. Действительно, эти документы не нужно снова искать, ведь они могли быть получены «не за один шаг»: как в ходе поиска, так и в ходе анализа материалов.

Папки документов являются едиными для всего информационного массива. Это значит, что в одной папке можно хранить документы из любых разделов: и нормативные акты, и консультации, и формы документов и т.д. Папки можно объединять в группы, что сходно с привычным способом хранения файлов в компьютере.

В ходе анализа документов требуется тщательное изучение многих текстов (см. тему 3 «Изучаем найденный документ»). В этом случае будет удобно расставить в текстах Закладки, а потом обращаться сразу к ним, не просматривая документ вновь. К закладкам можно добавлять свои собственные комментарии, таким образом привязав их к контексту. Наконец, чтобы процитировать документ в своем материале, его можно перенести в Word (весь или по частям).

О чем пойдет разговор

Вы научитесь сохранять результаты своей работы, а также оперативно обмениваться информацией (папками и закладками) с коллегами. На примерах будут рассмотрены:

• Копирование текста документа (или его фрагментов) в Word;
• Работа со специально подготовленными (имеющимися в системе) формами документов в Excel и Word;
• Создание папок документов, способы «положить» документ в папку;
• Объединение нескольких папок в одну папку;
• Обмен папками документов с коллегами;
• Использование закладок в текстах документов.

практические примеры

Чтобы освоить все приемы работы, описанные в этой теме, вам понадобятся навыки поиска документов (см. тему 2 «Находим конкретный документ») и составления подборки (см. тему 4 «Составляем подборку документов»). Быстро вспомнить изложенный в предыдущих темах материал помогают краткие подсказки, а основное внимание уделяется изучению новых возможностей работы с документами.

Ситуация 1

Перенос текста документа в текстовый редактор Word

Требуется подготовить договор аренды нежилого помещения.

Один из способов подготовки текста договора аренды - воспользоваться готовым образцом, отыскав его в разделе Формы документов. Перенеся текст документа в Word, нужно внести необходимые правки и дополнения (например, заполнить «шапку» договора и указать реквизиты сторон).

Шаг 1

В разделе Формы документов найдите образец договора аренды нежилого помещения.

Откройте раздел Формы документов (кликнув на заголовок Карточки поиска или через пункт меню Файл/Сменить раздел).

Чтобы найти образцы договоров аренды нежилого помещения, укажите в Карточке поиска раздела Формы документов поисковое задание (рис. 6.1). В данном случае целесообразно использовать поля Вид документа и Название документа.

Подробные рекомендации по использованию поля Название документа приводятся в теме 2 «Находим документ».

Укажите в поле Вид документа: договор.

Укажите в поле Название документа: аренд*, нежил*, соединив их условием И.

Нажмите кнопку или клавишу , чтобы получить документы.

Система нашла несколько образцов договоров аренды нежилого помещения, каждый из которых составлен с учетом определенных особенностей (например, договор «аренды с последующим выкупом», договор «при условии, что арендная плата – квартальная» и т.д.). Наличие разнообразных форм документов экономит время, так как вам остается лишь выбрать наиболее подходящий вариант и внести минимальные правки.

Откройте текст Договора аренды нежилого помещения.

Шаг 2

Перенесите текст договора в Word для редактирования.

Чтобы перенести текст документа в Word, нажмите кнопку.

Система запустит Word, перенесет в него текст документа, чтобы вы могли продолжить работу с ним (рис. 6.2).

Чтобы перенести в Word один или одновременно несколько фрагментов, сначала отметьте их с помощью стрелок вверх-вниз, удерживая клавишу [Shift].

Обратите внимание: если Word уже был открыт и вы редактировали собственный текст, то документ из КонсультантПлюс будет вставлен в то место, где стоял курсор. Эта возможность удобна, когда вы хотите поместить фрагмент текста из КонсультантПлюс в определенное место своего материала.

Если вы собираетесь редактировать текст позже, можете прямо из КонсультантПлюс сохранить его в формате, совместимом с Word. Для этого нажмите кнопку , наберите любое имя и укажите тип файла RTF.

Чтобы напечатать текст документа или его фрагменты, нажмите кнопку «Печать» в КонсультантПлюс.

Результат получен!

Вы научились переносить текст документа (или его фрагменты) в Word для его последующего редактирования и подготовки собственных документов.

Ситуация 2

Открытие формы в Excel

Требуется заполнить декларацию по налогу на добавленную стоимость.

В КонсультантПлюс имеются заранее подготовленные формы документов, которые можно открыть в Excel или в Word.

Шаг 1

В разделе Формы документов найдите декларацию по налогу на добавленную стоимость.

Откройте раздел Формы документов (кликнув на заголовок Карточки поиска или через пункт меню Файл/Сменить раздел).

Укажите в поле Вид документа: декларация, в поле Название документа: налог*, добавлен*, стоимост*, соединив их условием И.

С помощью клавиши постройте список документов и откройте текст налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость.

Шаг 2

Откройте найденную декларацию в Excel

В КонсультантПлюс содержится форма декларации, заранее подготовленная для работы в Excel. Она совпадает с реально используемым бумажным бланком и может отличаться от представленной на экране (например, отличается ширина столбцов, размеры шрифтов и т.д.).

Вы можете из КонсультантПлюс сохранить форму в формате .xls для дальнейшей работы с ней в Excel.

Перейдите по ссылке Данная форма для MS-Office размещена в информационном банке по федеральному законодательству.

По этой ссылке система перейдет в раздел Законодательство, в Приказ МНС РФ от 03.07.2002 №БГ-3-03/338. Рассматриваемая форма является приложением к этому Приказу.

Почему система переходит сначала в раздел Законодательство в соответствующий документ?

При заполнении формы, как правило, требуется ознакомиться с порядком ее заполнения. Этот порядок описан в соответствующем нормативном документе, из которого вы можете открыть форму в Excel.

С помощью ссылки См. данную форму в MS-Excel откройте форму в Excel (рис. 6.3).

Результат получен!

Система запустит Excel, откроет указанную форму. В данном случае форма полностью подготовлена для работы, и вам остается только заполнить поля. Обратите внимание, что декларация представлена на нескольких листах Excel. Заполнив форму, не забудьте сохранить ее в собственный файл xls.

Ситуация 3

Сохранение документов в папки и объединение папок

Хорошо известно следующее:

• Введено обязательное страхование автогражданской ответственности.
• Обязательной также является уплата транспортного налога.

Очевидно, что речь идет о двух не связанных между собой проблемах из разных областей права: страхование и налогообложение. Следовательно, необходим поиск документов в два этапа - сначала по «автогражданке», а затем - по транспортному налогу.

На каждом из этапов вы сохраните в системе КонсультантПлюс документы в свои папки. Чтобы представить их в виде целостной подборки по обязательным платежам автовладельцев, подготовленные папки можно объединить в одну.

Шаг 1

Найдите документы по обязательному страхованию гражданской ответственности владельцев транспортных средств.

Основным документом, регулирующим вопросы обязательного страхования гражданской ответственности автовладельцев, является соответствующий закон. Поэтому

Откройте раздел Законодательство.

Приготовьте Карточку поиска, как описано в теме 2 «Находим документ». Убедитесь, что включен сквозной поиск по всем разделам.

Укажите в поле Название документа: страхован*, гражданск*, ответственност*, транспортн*, соединив их условием И. Постройте список документов с помощью клавиши .

Поскольку поиск производился по всем разделам информационного массива, система представляет найденные документы в виде дерева-списка (рис. 6.4).

Шаг 2

Сохраните выбранные документы по обязательному страхованию гражданской ответственности автовладельцев в свою папку в системе.

Выберите в дереве информационный банк ВерсияПроф и в списке документов установите курсор на искомый Федеральный закон от 25.04.2002 № 40-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств».

Если у вас не установлен информационный банк ВерсияПроф, в дереве-списке будет указан один из доступных: РоссийскоеЗаконодательство, НормативныеДокументы (системы КонсультантБухгалтер) или НалогиБухучет.

Теперь необходимо сохранить этот документ в папку в системе. Так как это ваша собственная папка, сначала ее нужно создать и озаглавить.

Нажмите кнопку . Нажмите кнопку и выберите Создать папку, затем наберите имя папки: Автогражданка и подтвердите сохранение в ней документа кнопкой (рис. 6.5).

Вы можете присвоить своей папке любое удобное для вас название.

Документ будет сохранен в указанную вами папку, а система вернется в дерево-список найденных документов.

Сохраните в папку «Автогражданка» все необходимые вам документы из других разделов (информационных банков). Установив курсор на название документа в списке, нажмите кнопку или клавишу . Затем установите курсор на название папки «Автогражданка» и подтвердите сохранение документа кнопкой .

Просмотрите список полностью, чтобы аналогичным образом сохранить в папку «Автогражданка» еще ряд документов из раздела Законодательство и из других разделов (информационных банков). Например, интерес могут представлять комментарии к закону об обязательном страховании автогражданской ответственности (информационный банк КомментарииЗаконодательства), а также некоторые формы документов (информационный банк ДеловыеБумаги).

Вы можете сохранить в папку сразу несколько документов, предварительно отметив их в списке клавишей [Ins]. Вы можете сохранить в папку целую ветвь дерева-списка (все документы, найденные в конкретном информационном банке). Предварительно установите курсор на этот информационный банк и нажмите кнопку «В папку».

Вы можете в любой момент обратиться к документам в своих папках. Нажмите на стрелку кнопки и выберите Папки пользователя. Когда вы установите курсор на выбранную папку, в нижней части окна появится информация о структуре и количестве документов в папке. Нажмите кнопку . Дерево-список документов указанной папки появится на экране.

Чтобы удалить документ из папки, откройте папку, установите курсор на документ и нажмите клавишу . Это же можно сделать и с помощью контекстного меню, вызываемого по правой кнопке мыши в списке или в тексте документа.

Шаг 3

Найдите документы, касающиеся транспортного налога, и поместите их в папку «Транспортный налог».

Воспользуйтесь Правовым навигатором (см. тему 4 «Составляем подборку документов»).

Откройте Правовой навигатор и наберите: транспортный налог. Отметьте целиком группу понятий в левом столбце и постройте список документов с помощью клавиши .

В списке полученных документов находится, в частности, Налоговый кодекс РФ, часть 2. Открывая текст документа, вы попадете в ту статью, которая относится к выбранной вами группе понятий (с помощью кнопки можно перейти последовательно ко всем статьям, относящимся к этой группе понятий).

Находясь в тексте документа, вы можете сохранить его в папку точно так же, как и из списка (используйте кнопку «В папку»).

Информацию о том, какие еще документы касаются транспортного налога (связаны с изучаемыми статьями), можно получить из примечаний к тексту документа и по значкам на полях документа (см. тему 5 «Анализируем правовую проблему»).

Выбранные таким образом документы, а также и сам НК РФ, часть вторую, поместите в папку «Транспортный налог». Действуйте, как описано в предыдущем шаге.

Шаг 4

Чтобы получить сводную подборку документов о платежах автовладельца, объедините папки «Автогражданка» и «Транспортный налог».

Выберите вкладку Папки в Окне поиска (рис. 6.6).

Отметьте с помощью клавиши папки «Автогражданка» и «Транспортный налог», которые вы будете объединять. Нажмите кнопку .

Укажите операцию Объединение и нажмите кнопку .

В результате этой операции на экране появится дерево-список документов обеих папок. Вы можете сохранить его целиком или после дополнительной проработки в папку «Платежи автовладельца».

Смысл этой и других операций с папками помогает понять схематичная иллюстрация, меняющаяся в соответствии с указанной вами операцией.

Результат получен!

Составлена подборка документов об обязательных платежах автовладельца, включающая документы по обязательному страхованию гражданской ответственности и по уплате транспортного налога.

С помощью поля «Папки документов» в Карточке поиска вы можете производить поиск документов в пределах конкретных папок. При этом вы можете указывать папки в Карточке поиска, связывая их логическими условиями «и», «или», «кроме». Вы можете создавать многоуровневые папки (группы папок).

Эта подборка не занимает дополнительного места на вашем компьютере, так как документы в системе физически не дублируются, когда вы «складываете» их в папку. Система специальным образом помечает занесенные в папки документы. Это свойство делает очень удобной передачу любых папок вашим коллегам, у которых тоже установлен КонсультантПлюс.

Установите на название папки курсор мыши и нажмите правую кнопку, чтобы вызвать локальное меню. Выберите в нем пункт Сохранить в файл, чтобы записать папку. Такую процедуру называют Экспортом папок. Размер записанного файла настолько мал, что его можно будет легко передать по сети или электронной почте (тексты документов в этом файле не содержатся).

Каким образом, получив такой файл с папками (или с одной папкой) документов, установить его в своей системе КонсультантПлюс?

Сохраните полученный файл на компьютере. Откройте вкладку Папки в Окне поиска и с помощью правой кнопки мыши вызовите локальное меню. Когда вы выберете пункт Загрузить, полученные папки появятся в вашей системе КонсультантПлюс. Эта операция называется Импорт папок.

Ситуация 4

Закладки в документах

Необходимо быстро получить информацию о мерах ответственности за нарушение Правил дорожного движения (ПДД).

Известно, что указанная информация содержится в Кодексе об административных правонарушениях. Поэтому в тексте удобно поставить закладку, которая позволит моментально находить часто используемую информацию, не проводя каждый раз поиск документа и конкретного фрагмента внутри него.

Шаг 1

Найдите Кодекс об административных правонарушениях и соответствующую поставленному вопросу главу 12.

В Карточке поиска раздела Законодательство укажите в поле Вид документа: кодекс, в поле Название документа: административн*, правонарушен*, соединив их условием И. Построив список документов, откройте текст Кодекса об административных правонарушениях.

С помощью оглавления документа перейдите в текст главы 12 «Административные нарушения в области дорожного движения».

Как использовать оглавление, описано в теме 3 «Изучаем найденный документ».

Шаг 2

Установите на главе 12 закладку.

Нажмите кнопку или клавишу . Назовите закладку, например, Ответственность за нарушение ПДД.

По умолчанию в качестве названия закладки система предлагает текст той строки документа, на которую вы ставите закладку.

Введите ваш комментарий к закладке. Например: Использовать при подготовке к судебному заседанию. Нажмите кнопку (рис. 6.7).

Вводить комментарий к закладке не обязательно.

Ваша закладка будет установлена в документе и отмечена на полях флажком. Как только вы подведете к флажку курсор мыши, на экране появится сохраненный вами комментарий к закладке.

Вы можете отличить закладки с комментариями от закладок без комментариев по цвету флажка.

Результат получен!

Теперь, чтобы найти информацию о мерах ответственности за нарушение Правил дорожного движения, вам достаточно перейти в список закладок. Это можно сделать по стрелке кнопки , либо открыв вкладку Закладки в Окне поиска (рис. 6.8).

Вы можете создать закладку или группу закладок (включив в нее близкие по смыслу закладки). Это удобно, так как вы можете объединять в одну группу закладки в документах разных разделов информационного массива. Вы можете создавать многоуровневые группы закладок.

Когда вы устанавливаете курсор на закладку, в нижней части окна появляется информация о документе, в котором эта закладка установлена (раздел, информационный банк, название документа, ваш комментарий к закладке). Таким образом, закладки из всех разделов информационного массива представлены вместе, что существенно повышает удобство их использования.

Экспорт-импорт закладок осуществляется точно так же, как и экспорт-импорт папок. Аналогично вы можете передать файл закладок по сети или электронной почте.

Cхема работы Cохраняем результаты работы
		НАПЕЧАТАЙТЕ ДОКУМЕНТ ИЛИ СОХРАНИТЕ ЕГО В ФАЙЛ	Вы можете напечатать весь документ целиком или несколько фрагментов одновременно. Аналогично – целиком или фрагментами – документы сохраняются в файл КонсультантПлюс сохраняет документы в формате RTF
		ПОДГОТОВЬТЕ СОБСТВЕННЫЕ МАТЕРИАЛЫ В WORD	Вы можете переносить документы в Word для последующего редактирования и сохранения
		ОТКРОЙТЕ СПЕЦИАЛЬНО ПОДГОТОВЛЕННЫЕ ФОРМЫ В EXCEL ИЛИ WORD	В системе имеются заранее подготовленные формы документов, которые можно с помощью ссылки открыть в Excel или Word
		CОХРАНИТЕ НАЙДЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В ПАПКИ	В одной папке вы можете хранить одновременно документы из любых разделов информационного массива Папки можно объединять, пересекать и вычитать Вы можете производить поиск документов в пределах одной или нескольких папок, используя поле Папки документов в Карточке поиска Предусмотрен простой способ сохранения папок в файл (экспорт) для передачи их коллегам
		УСТАНОВИТЕ В ДОКУМЕНТАХ ЗАКЛАДКИ	Вы можете снабжать закладки названиями и комментариями Закладки представлены единым списком для всего информационного массива. Из любого места системы возможен переход к списку закладок, а значит, и в любой документ, где установлена закладка Экспорт—импорт закладок